f.a.q.
D.
Quali sono i costi di apertura di un Ufficio Viaggi?
R.
I costi di affiliazione sono di 2.500 euro l’anno, nei quali è compresa l’assicurazione sulla responsabilità civile dell’ufficio, l’assistenza continua e le prime 100 tessere soci.
A questa cifra vanno aggiunti i costi relativi al corso di formazione, alle utenze e le spese bancarie (mediamente 2.500 – 3.000 euro nel primo anno).
Le spese relative all’affitto del locale e all’allestimento di esso non possono essere quantificabili perché, evidentemente, variabili da regione a regione.
D.
Di quali documenti e autorizzazioni bisogna essere in possesso e dove bisogna presentarli?
R.
Per aprire un Ufficio Viaggi non occorre chiedere autorizzazioni o licenze.
L’affiliazione alle Associazioni Nazionali rendono l’ufficio un’ articolazione territoriale delle stesse.
L’Associazione Nazionale richiederà, per la sua articolazione, l’iscrizione negli appositi registri regionali e provinciali.
L’iscrizione in questi registri vale quale autorizzazione ad esercitare l’attività.
D.
Perché è più vantaggioso affiliarsi alla ASI – CIVATURS piuttosto che aprire di proprio conto un’Agenzia Viaggi?
R.
In primo luogo i costi di affiliazione al network sono, di gran lunga, più bassi rispetto ad un’agenzia, la quale deve sostenere i costi fissi, ineliminabili, del direttore tecnico, della fidejussione e dell’assicurazione obbligatoria.
In secondo luogo chi si affilia al network può usufruire, da subito, di quote commissionali più alte e quote nette dedicate.
In terzo luogo la forma associativa ha numerosi benefici fiscali rispetto alle attività commerciali.
D.
Se l’ufficio è affiliato deve aprire una propria partita iva?
R.
Sì, l’ufficio ha bisogno della partita iva perché l’attività di intermediazione e di organizzazione di viaggi prevede rapporti con Tour Operator e soci che vengono regolarmente fatturati.
D.
Quali competenze o titoli bisogna possedere per aprire un Ufficio Viaggi?
R.
Per aprire un Ufficio Viaggi del turismo sociale non occorrono particolari competenze. La formazione necessaria per svolgere questo lavoro viene fornita dai nostri corsi di formazione e dal tutoraggio continuo fornito dalla sede.
D.
Dove è consigliato scegliere di aprire un Ufficio Viaggi e dove invece è meglio non farlo?
R.
La scelta di dove ubicare un Ufficio Viaggi dipende dal tipo di visibilità che gli si vuole dare. Questi uffici funzionano benissimo sia con vetrine fronte strada, sia in uffici interni.
D.
È utile posizionare un Ufficio Viaggi in luoghi dove non esistono altre agenzie viaggi?
R.
Aprire un Ufficio Viaggi dove non esistono altre agenzie è sicuramente un vantaggio.
L’esperienza, però, insegna che uffici in concorrenza con altre agenzie, hanno avuto, ugualmente, successo grazie alla migliore preparazione e professionalità.
D.
Quali sono le tempistiche per iniziare l’attività?
R.
Dal momento in cui viene individuato il locale, mediamente, uno – due mesi.
D.
Come individuare un locale adatto?
R.
Non essendo l’attività associativa un’attività principalmente commerciale le dimensioni del locale non sono soggette a particolari prescrizioni. Solitamente un locale di 20 – 30 mq è sufficiente per iniziare, meglio con un retro per stoccare i cataloghi.
D.
Quale nome è più vantaggioso scegliere?
R.
Non ci sono vincoli sul nome da usare, è consigliabile, però, non usare parole che si riferiscano direttamente ai viaggi e al viaggiare per non caratterizzare troppo l’Associazione.
D.
Quali attività può svolgere il singolo Ufficio Viaggi?
R.
L’ufficio può svolgere l’attività di promozione di eventi sportivi, musicali ed artistici, svolgere l’attività di intermediazione ed organizzazione di viaggi e soggiorni per i propri associati, sia singoli che in gruppi.
D.
Bisogna tesserare tutte le persone che acquistano un viaggio?
R.
Sì, chiunque acquista un viaggio deve essere tesserato, sia singolo, sia in gruppo.
Nel caso di controlli, il mancato tesseramento può comportare sanzioni da parte di autorità preposte alla vigilanza.
D.
Quali sono le responsabilità in una giornata lavorativa?
R.
La responsabilità è connessa all’attività, che deve essere svolta con la massima diligenza per tutelare al massimo i soci consumatori.
D.
Quante persone e quale tipo di personale è necessario per aprire un Ufficio Viaggi?
R.
Dipende da come si vuole impostare il lavoro e se questa attività diventa o meno la propria attività principale.
L’esperienza di questi anni insegna che chi, all’inizio, ha aperto da solo, è riuscito a contenere i costi per i primi due anni ed il terzo anno ha potuto avvalersi di collaboratori.
D.
Ci sono dei vantaggi per chi lavora all’interno degli uffici?
R.
Chi lavora può partecipare a workshop ed eventi promozionali promossi dai Tour Operator. Può usufruire, inoltre, delle tariffe agenti e degli educational organizzati per far conoscere nuove strutture alberghiere o nuove destinazioni.
D.
Come avviare l’attività con successo?
R.
Non avendo l’opportunità di pubblicizzare l’ufficio come un’agenzia, il metodo più efficace rimane il passaparola ed il convenzionamento con altre realtà associative (associazioni culturali, palestre, cral, centri anziani, etc.). Fondamentale è anche individuare soggetti che, in particolari ambiti, hanno contatti con numerose persone o realtà specifiche.
D.
Quali sono i rischi che si possono incontrare?
R.
Se l’attività viene svolta seguendo le indicazioni della sede, non ci sono rischi di rilievi sanzionatori. Per ogni decisione riguardante l’aspetto esteriore dell’ufficio o il tipo di “pubblicità” da effettuare, è sempre opportuno il confronto diretto con la sede.
D.
Come ci si comporta se l’attività non prende il giusto via?
R.
Non occorre scoraggiarsi se per alcuni mesi non sono state fatte molte pratiche, nonostante sia stata divulgata l’apertura dell’Associazione.
Se l’apertura viene fatta da settembre a gennaio questo è normale perché la maggior parte delle pratiche si fanno da febbraio ad agosto.
Se dopo il primo anno non si è raggiunto, come obiettivo, il pareggio tra costi e ricavi è opportuno rivedere l’attività cercando di contenere i costi e trovare nuove fonti di sviluppo.
